• Lucie

Děláte si obsah sami? Mějte přehled.

Jsem digitální člověk a opravdu miluju online webové nástroje. Tím víc, pokud jsou použitelné i jako synchronizovaná aplikace pro mobil. Přístupnost. Ta je pro mě klíčová. Jedu v metru, něco vidím. Pokud to upoutá mou pozornost, okamžitě si dělám poznámku nebo fotku. Všechny takové poznámky potom sortuji podle toho, k čemu je chci použít.


Tím hlavním nástrojem je pro mě už nějakou chvíli Trello. Chci se s vámi podělit o to, jak tento nástroj používám a třeba vás inspirovat a nadchnout natolik, že i vy si z něj uděláte šikovného pomocníka.

Pro ty z vás, kdož Trello vůbec neznáte - představte si obrovskou nástěnku, kam si lepíte “post-ity”, které různě sdružujete a přemísťujete podle toho, jak vám to zrovna dává logiku. Jenže tato nástěnka je interaktivní a místo hromady barevných lístečků a různě barevných fixů máte k dispozici nepřeberné množství možností, jak s touto nástěnkou pracovat.

Na úvodní obrazovce vidíte přehled hned několika různých nástěnek. Super výhodou je, že na každý projekt můžete vytvořit extra “tým” - nebo si jen prostě sami pro sebe oddělit věci podle toho, jak spolu souvisí.


Takže si můžete udělat “tým”, kde budete mít nástěnky s běžnými TO DO úkoly. Pro mě je to nástěnka, kam si píšu i takové věci jako nákup kalkulačky pro syna. Co si nenapíšu, to prostě za chvíli nevím.


Potom mám nástěnky, které slouží např. jako obsahové plány buď pro můj vlastní Linkedin a blog nebo si zde eviduji práci pro své klienty. Trello je skvělý a silný nástroj i proto, že v něm lze tvořit pracovní týmy.


Takže zde vidím jak nástěnky, které slouží čistě pro mě, tak nástěnky, které vytvořil někdo jiný a na nástěnku mě přidal jako člena týmu. Stejně tak já sama mohu do nástěnky někoho pozvat.

V konkrétní nástěnce už pracujete s informacemi, které se vážou k vaší činnosti, projektu nebo nějakému úkolu. Dle potřeby si tvoříte sloupce, do kterých si vkládáte dílčí “lístečky”. Prostě sortujete informace podle logiky, kterou si sami zvolíte.


Na mé nástěnce vidíte, jak si eviduji články a příspěvky, které publikuji na Linkedinu a na svém blogu. Ve sloupcích vidíte fáze, ve kterých se mé články nacházejí. Směrem vpravo mám po měsících sloupce s články a příspěvky, které už jste měli možnost si přečíst.


Ve sloupci “K PUBLIKACI” mám dočasně články, které už jsem napsala, ale ještě je musím zveřejnit. V ideálním světě bych v tomto sloupci měla mít vždy nějakou zásobu. Ve sloupci “ROZPRACOVÁNO” jsou kartičky s rozepsanými věcmi nebo s nějakým rozpracovaným nápadem, do kterého se brzy pustím. Na obrázku už nejsou viditelné i další sloupce jako třeba “NÁPADY”, kam si zapisuju pouhé náměty.


Jednotlivé kartičky lze mezi sloupci přesouvat. Takže jakmile článek dopíšu, přesunu kartičku ze sloupce “ROZPRACOVÁNO” do sloupce “K PUBLIKACI”. Tímto způsobem si udržuji přehled o stavu svého Linkedinu a blogu na webu.

Na obrázku výše už vidíte samostatnou kartičku, ve které si shromažďuji všechny důležité informace, které se k článku vážou. Název článku, který mohu kdykoli změnit. Jsem ve stavu “ROZPRACOVÁNO”, takže se jedná o pracovní verzi.


Celou tu kartičku mám předem nadefinovanou jako šablonu, do které už doplňuji pouze informace k článku. Pomocí barevných štítků si označím, zda budu článek publikovat na LI nebo i na Blogu nebo na dalších sociálních sítích. Zároveň si v případě LI obsahu označuji, zda se bude jednat o “příspěvek”, který má maximálně 1300 znaků, nebo využiji formát “článku”. Přiřadím si termín, kdy chci hotovou věc publikovat. Mohu si nastavit i notifikaci, která mne upozorní, že už se mi blíží termín publikace a měla bych článek dokončit.


Trello lze vybavit i různými rozšířeními. V základní verzi zdarma můžete nástěnku vytunit o jedno rozšíření. Já mám placený účet Trello Gold, takže ta rozšíření používám hned tři.


Prvním z těchto rozšíření je nástroj “Vlastní pole”. Toto udělátko mi umožňuje si do kartičky definovat strukturované informace, které u obsahu chci sledovat. Já to využívám k tomu, že si jednou za nějaký čas projdu příspěvky a zapíšu si do políček, kolik měl článek zobrazení, lajků, komentářů a kolikrát byl článek přesdílen jinými uživateli. Z těchto údajů si potom v excelu dělám dlouhodobou statistiku, abych viděla, která témata mají jaký úspěch.


V mé rozšířené verzi mám ještě propojení s Google Disk a s Google Kalendářem. V této nástěnce využívám zejména Disk. Veškerý obsah, který jsem kdy vytvořila, mám uložený na Disku. Díky propojení s Trellem mám dokument nejenom k dispozici na jedno kliknutí pro úpravy. Ale přímo v Trelu mohu dokument na Disku vytvořit. Ušetřím si čas překlikáváním mezi dvěma nástroji a nestane se mi, že si někam vložím špatný odkaz. Nemusím se starat o zálohování, vše se děje automaticky.


Kalendář používám i pro deadliny, případně když si potřebuji nastavit v kalendáři časové okno na psaní. Chci mít jistotu, že se mi nedostane nic do kolize třeba s pracovní schůzkou nebo nějakou aktivitou a lá “musím k zubaři”. Jednotlivé položky v kalendáři mám rozlišeny barvami. Ale o tom třeba někdy jindy.

Zmínila jsem, že Trello lze využívat týmově. Pokud si do nástěnky pozvete své kolegy nebo třeba členy domácnosti, ale klidně i klienty - můžete je přidávat ke konkrétním kartičkám. Trello má vybudovaný docela slušný systém oprávnění, takže můžete nastavit, co člen vašeho týmu uvidí a co ne. Takže z celé nástěnky může vidět klidně pouze ten jeden jediný úkol, který mu zadáte.

V Trellu se svými členy týmu můžete komunikovat. Můžete označit konkrétního člověka nebo celý tým. Všem označeným dorazí notifikace, že se něco děje a že by tomu měli věnovat pozornost. Takže si pod úkolem můžete psát vzkazy a vykomunikovat si třeba nejasnosti v zadání. Žádné pinkání emailů, které pak budete horko těžko dohledávat. I do komentářů v kartičce můžete nahrávat přílohy. To je třeba super, když máte projekt, kde je potřeba něco nakoupit, zaplatit a potřebujete zde evidovat třeba fakturu.

Když už mám článek hotový a publikovaný, přesunu kartičku do příslušného sloupce. Takto mám u článku všechny informace. Obrázek, který použiji při sdílení. Termín si označím jako splněný. Do kartičky si doplním text, kterým článek opatřím při publikaci.


Stejně tak si zde ukládám např. zdroje informací, které jsem k článku použila. Spojím si článek se zálohou na Disku. Mám vše pohromadě s kompletní historií změn a úprav a o nic nepřijdu.


Trello toho určitě umí mnohem víc a dalo by se o něm napsat mnoho. Toto byla malá ochutnávka a inspirace pro ty, co hledají pomůcku pro správu svých projektů a vlastně i každodenních činností.


Už jsem prozradila výše - Trello je zdarma a i v té zadarmo verzi umí spoustu báječných věcí. Když si ho budete chtít rozšířit pro sebe, zaplatíte 5 dolarů měsíčně bez DPH. Nebo to můžete sfouknout s platbou na celý rok a dostat 20 % slevu. Můžete to používat i pro firmu. Tam už dáte pár kaček navíc. U nástěnek si můžete nastavit soukromí a viditelnost, takže nikdo nežádoucí neuvidí nic, co nechcete. Takže pokud umíte žít s tím, že si firemní informace držíte v cloudu nějaké třetí strany, máte super nástroj pro firemní projekty a komunikaci.


A pokud si chcete Trello vyzkoušet, najdete ho na tomto odkaze: https://trello.com/luciezitterbartova/recommend

85 zobrazení

Máte něco na srdci?

Můžete mi poslat email:

lucie.zitt@email.cz

Lucie Zitterbartová

IČ: 74515241

Nebo mne jednoduše najdete na všemožných sociálních sítích.

  • Facebook - Black Circle
  • Twitter

© 2019 by Lucie Zitterbartová. Česká Republika/Praha. Proudly created with Wix.com